Tạo ra một bầu không khí nói chuyện, đàm phán kinh doanh một cách bình đẳng, vui vẻ, cùng hợp sức vì sự thành công, cùng có lợi là một tiêu chuẩn quan trọng khi thiết kế phòng hội nghị.

khi thiết kế cần để dành chỗ cho những phương tiện, công cụ được sử dụng trong quá trình đàm phán, ví dụ như màn hình chiếu, loa, âm thanh…. Đây đều là những nhân tố phụ trợ nâng cao khả năng thành công của đàm phán kinh doanh.

Trong việc lựa chọn bàn hội nghị nên chọn hình tròn hoặc hình bầu dục. Chúng có tác dụng giúp mọi người dễ đạt được nhận thức chung, gợi mở ý tưởng và phát huy tinh thần đồng đội vì bàn tròn có thể giúp cho những người tham gia hội nghị giao lưu lẫn nhau một cách dễ dàng, tạo nên một bầu không khí giao lưu bình đẳng, hướng tâm. Bàn hình vuông về cơ bản cũng tạo nên những cảm nhận như vậy. Bạn sẽ không còn cảm giác như khi ngồi bên chiếc bạn họp to, với những chiếc ghế san sát, khi ngước nhìn lên bức tường phía trước bởi màu sắc nổi bật của nó

Bàn hình chữ nhật hay bàn hình Oval lại khá thích hợp với các hội nghị cần phân biệt rõ địa vị của người tham dự. Nếu như bàn hội nghị hình chữ nhật có độ dài quá lớn thì sẽ ảnh hưởng đến việc giao tiếp bằng ánh mắt giữa các thành viên tham gia cuộc họp. Bàn hình thuyền lại có lợi cho việc giao tiếp bằng ánh mắt.

Trong khi thiết kế phải căn cứ vào độ rộng hẹp của không gian,sự hợp lý về mặt hình dáng để sắp xếp tạo hình, kích thước, số lượng chỗ ngồi của bàn hội nghị.

Ngoài ra còn phải tính toán đến việc bố trí bàn ghế như thế nào để có không gian lưu thông bốn mặt xung quanh. Theo nguyên lý nhân thể học,khoảng cách nhỏ nhất từ vùng giáp bàn tới tường và giữa các vật chướng ngại khác nên là 1,2 m, kích thước này là khoảng cách  đi lại cần thiết khi một người họp đi và và bước ra khi kết thúc hội nghị. Để tạo cảm giác thoải mái bạn có thể bố trí phòng họp của mình gần với ban công trồng cây cảnh, hoa… giúp cho nhân viên giảm mệt mỏi, căng thăng, phát huy hết năng lực.